Der Aufbau oder die Umgestaltung eines modernen IT-Systems sind die Grundlage für schnelle, abstimmte und effektive Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Aber der Weg der Digitalisierung kann steinig sein, besonders wenn in einem Unternehmen keine Kompetenzen für die Realisierung von IT-Projekten vorhanden sind. Hier gilt es entweder sehr methodisch vorzugehen oder externe Unterstützung ins Unternehmen zu holen.
Das IT-System ist die Basis eines Unternehmens, jeder Mitarbeiter kommt mit der IT in Berührung und viele Prozesse also mit Digitalisierung ohne manuelles Arbeiten auskommen. Daher sollte die IT-Architektur eines Unternehmens gut überlegt sein. Die Digitalisierung eines Unternehmens wird in vielen Fällen ein eigenständiges Projekt im Unternehmen. Diese sechs Schritte sollten dabei bedacht werden:
1. W-Fragen beantworten
Zu Beginn eines IT-Projektes stehen die bekannten W-Fragen. Was wollen Sie erreichen? Warum wollen Sie dieses Projekt umsetzen? Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Wen betrifft die Umstellung? Und schließlich auch eine der wichtigsten Fragen: Was darf die Digitalisierung Ihres Unternehmens kosten?
Formulieren Sie also klare Ziele und Meilensteine, die Ihnen später das Überwachen Ihres Projektes erleichtern. Am einfachsten lassen sich derartig komplexe Vorgänge in einer Projektskizze darstellen, damit kein Aspekt vergessen wird und alle Bereiche miteinander kompatibel sind.
2. Beteiligte einbinden
Klären Sie als Nächstes, welche Mitarbeiter wie stark von den technischen Umstellungen der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen betroffen sein werden. Hier gilt es, die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter frühzeitig einzuholen und die Betroffenen in die Projektentwicklung einzubeziehen. Das führt dazu, dass im Verlauf des Projektes Entscheidungen getroffen werden, die das Arbeiten in der digitalisierten Arbeitsumgebung erleichtern. Zudem steigert dies auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, Neuerungen anzunehmen und umzusetzen. Vergessen Sie bei der Planung auch die Schnittstellen zu Ihren Kunden und deren Anforderungen an eine digitale Zusammenarbeit.
3. Struktur festlegen
Mit diesen gesammelten Informationen wird ein sogenanntes Pflichtenheft erstellt. Es umfasst alle Teilprojekte und Teilaufgaben Ihres IT-Projektes. Manche externen Unternehmen nutzen dieses Pflichtenheft, um Sie bei Ihrem Projekt zu unterstützen.
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Als IT-Beratungsunternehmen sind unsere Mitarbeiter dafür da, Ihnen den gesamten Prozess bis hierher abzunehmen. Ziele und Anforderungen werden gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team besprochen, doch die Vorbereitung der Umsetzung erfolgt innerhalb unseres Teams, sodass Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren können.
4. Projektplan erstellen
Mit der Erstellung eines Pflichtenheftes beginnt die Erstellung des konkreten Projektplans. Der Fokus liegt hierbei auf einer realistischen Zeitplanung, die die Kapazitäten aller Beteiligten beachtet, Puffer miteinplant und auch Abwesenheiten und Urlaube Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt. An dieser Stelle wird oftmals deutlich, dass ein vormals als überschaubares Projekt gedachtes Vorhaben, sich in der Realität über einen erstaunlich langen Zeitraum ziehen kann, wenn man sich entscheidet, ausschließlich mit eigenen Ressourcen zu arbeiten.
5. Rollen und Ressourcen festlegen
Wenn der Ablauf Ihres Projektes zur Digitalisierung feststeht, können die Verantwortlichkeiten zugeordnet werden. Dies listet alle Mitarbeiter auf, die an der Umsetzung Ihres IT-Projektes beteiligt sind und weist ihnen auch ihre Budgets zu. Planen Sie an dieser Stelle auch Ressourcen für die Organisation und Abstimmung aller Beteiligten ein. Das steigert die Wahrscheinlichkeit, dass die festgelegten Ziele auch erreicht werden. An dieser Stelle kommt es darauf an, die Projektumsetzung so zu planen, dass die üblichen Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiter nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Unternehmen, die eigenständig ihre IT-Systeme digitalisieren wollen, sind oftmals über Monate damit beschäftigt. Das Kerngeschäft dann in dieser Zeit aber nicht an Qualität verlieren.
6. Digitalisierungsprojekt starten und überprüfen
Nun erst beginnt die Umsetzung Ihres Vorhabens. Der Start Ihres IT-Projektes sollte sich möglichst nahtlos in den Alltag Ihres Unternehmens einfügen und regelmäßige Zwischenkontrollen sichern die erfolgreiche Umsetzung des Projektplans.
Alternative: Externe Unterstützung
Oftmals stellen Unternehmen bereits bei der Festlegung der Projektziele fest, dass dies Fachkompetenz erfordert, die nicht in jedem Team vorhanden ist. Auch die Dimension eines solchen Projektes wird leicht unterschätzt, sodass im schlechtesten Fall im laufenden Projekt entschieden wird, externe Unterstützung einzubeziehen.
Unseren Stormguards-Kunden empfehlen wir diese Entscheidung vor Beginn des Projektes zu treffen, da dies Ressourcen spart und in vielen Fällen die Qualität der Ergebnisse steigert. Gerne bieten wir für solche Projekte unsere kostenlose und unverbindliche Erst-Analyse an, bei der Ablauf eines solchen Projektes gemeinsam mit einem unserer IT-Experten besprochen wird. Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung in einem laufenden Projekt suchen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.