Ein großer Vorteil von Cloud-basiertem Arbeiten liegt darin, dass Mitarbeiter parallel in Dateien und Dokumenten arbeiten können. Doch dabei kann auch vieles schiefgehen. Schon nach kurzer Zeit entsteht ein Daten-Chaos und keiner findet die Daten, die er braucht. Mit diesen drei Tipps bekommen Sie Ordnung in Ihre Datenablage.
Damit mehrere Mitarbeiter kein Chaos in Ihrer Datenablage anrichten, sollten Sie klare Vorgaben zum Umgang mit Daten und der Erstellung von Daten setzen. Der erste wichtige Punkt liegt in der Dateibenennung, weiter geht es mit einer unveränderlichen Ordner-Struktur und schließlich sollten alle Mitarbeiter die richtigen Einstellungen zwischen Ihren Arbeitsgeräten und der Cloud haben. Wenn einzelne Anwender separate Lösungen finden, ist dies meist der Beginn von Unübersichtlichkeit.
Die Benennung von Daten
Bei der digitalen Zusammenarbeit tauschen Ihre Mitarbeiter täglich Daten aus und bearbeiten sie parallel. Legen Sie daher eine einheitliche Dateibezeichnung fest. Hierfür bietet es sich an, eine Sortierung nach Datentyp, Thema der Daten oder Datum festzulegen. Die optimale Sortierung folgt der häufigsten Nutzung der Daten, was in jedem Unternehmen unterschiedlich sein kann.
Unser Vorschlag: Eine Sortierung nach Datum könnte mit Jahr_Monat_Tag beginnen und sollte dann die Hauptinformation der Datei im Namen enthalten.
2022_04_01_Besprechungsprotokoll
Nutzen Sie zur Trennung der Namensbestandteile keine Leerzeichen oder Sonderzeichen, denn diese würden zu Schwierigkeiten führen, wenn Mitarbeiter Links zu Daten innerhalb des Unternehmens versenden.
Einheitliche Ordner-Struktur
Wenn Dateien in zu vielen Ordnern verschwinden, senkt dies die Produktivität. Legen Sie daher eine feste Ordner-Struktur in den Bereichen fest, in denen Mitarbeiter zusammenarbeiten. Auf der obersten Ebene bietet sich eine Unterteilung in die Abteilungen des Unternehmens an. Darunter folgen dann die Ordner, die an häufigsten genutzt werden. Vergeben Sie hier Ordnungszahlen am Namensbeginn, damit die Sortierung den Arbeitsabläufen folgt und nicht dem Alphabet. Bedenken Sie dabei die Führungsnull vor einstelligen Zahlen.
01 Eingang, 02 Kundendaten 03 Aktuelle Projekte … 07 Archiv
Nach Erkenntnissen der Wissenschaft sollten Sie mehr als sieben Unterordner vermeiden, da der Mensch mehr als sieben Sinneinheiten schwer auf einmal erfassen kann.
Richtige Einstellung der Synchronisierung
Damit alle Mitarbeiter und alle Endgeräte die richtige Einstellung zur Synchronisierung nutzen, sollte diese einheitlich vorgegeben und für alle gleich eingestellt sein. Am einfachsten lässt sich dies über Vorgaben durch Ihre IT-Mitarbeiter oder Ihren IT-Dienstleister umsetzen. Sobald einzelne Mitarbeiter die Einstellungen verändern, besteht die Gefahr, dass wichtige Daten in unterschiedlichen Versionen gespeichert werden und es zu Fehlern in der Bearbeitung kommt. Bedenken Sie bei den Einstellungen auch mobile Endgeräte und Geräte, die im Homeoffice genutzt werden.
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