Digitale Meetings haben sich in 2021 mehr als verdoppelt. Viele davon sind allerdings sehr zeitaufwändig, weil die Möglichkeiten der Software nicht richtig genutzt werden und der Umgang mit einem digitalen Tool nicht für alle Beteiligten klar ist.
Durch das verbreitete Arbeiten auf Distanz, zum Beispiel im Homeoffice, entstand die Notwendigkeit, trotz der Entfernung regelmäßig und schnell Informationen auszutauschen. Das Kollaborationstool Microsoft Teams hat sich dabei rasant verbreitet. Die Nutzungszahlen zeigen eine Verdopplung der täglichen Nutzer beim Vergleich von 2020 und 2021. So nutzten im April 2020 weltweit etwa 75 Millionen Menschen Teams in der täglichen Kommunikation. Im April 2021 lag diese Zahl bereits bei 145 Millionen täglichen Nutzern. Auch für 2022 ist keine Reduktion zu erwarten. In vielen Unternehmen ist die Menge der Homeoffice-Arbeit wieder zugunsten von Präsenzarbeit reduziert worden und dennoch haben sich Kollaborationstools als Alternative zu Dienstreisen, unzähligen E-Mails und Telefonaten durchgesetzt. Doch wie so oft bei neuen IT-Trends nutzen nur die wenigsten Anwender die ganze Bandbreite der technischen Möglichkeiten und profitieren daher nicht von allen Vorteilen.
Microsoft-Teams effektiv nutzen
Das Collaboration-Tool Teams von Microsoft ist viel mehr als ein Tool für Videokonferenzen. Dass MS Teams auch Möglichkeiten bietet, Daten strukturiert abzulegen und Arbeits- und Projekt-Teams zu strukturieren und gemeinsam zu arbeiten, ist den wenigsten bekannt.
Die Grundlage von Microsoft Teams ist das Definieren von Arbeits- oder Projektteams, bei denen alle Personen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens in einer Projektgruppe zusammengefasst werden. Sie sind durch ein gemeinsames Thema entweder über eine bestimmte Zeit oder unbefristet miteinander verbunden. So können projektbezogene Informationen gezielt an die richtigen Beteiligten vermittelt werden, während andere Unternehmensbereiche nicht unnötig im Intranet oder per Mail-Verteiler kontaktiert werden. Damit kann Microsoft Teams auch als Alternative zu einem Intranet innerhalb einer Projektgruppe betrachtet werden.
Effektives Arbeiten durch gute Meeting-Kultur
Damit digitales Arbeiten effektiv ist, empfiehlt es sich, einige Grundlagen zu schaffen und gemeinsame Absprachen einzuhalten. Hier sind 10 goldene Regeln aus der Praxis:
- Passendes Kollaborationstool nutzen und alle wesentlichen Funktionen sinnvoll einsetzen.
- Technik kennenlernen: Alle Teilnehmer eines Teams sollten sie Technik kennenlernen und sich mit der Bedienung beschäftigen, bevor sie das erste Mal an einem digitalen Meeting teilnehmen.
- Klare Agenda festlegen: Gerade durch das Fehlen des persönlichen Kontaktes neigen digitale Teams dazu, unkonkret zu bleiben. Hier helfen klare Zielvorgaben, Abgabefristen und Aufgabenzuteilungen.
- Protokollführung: Mitschnitte von digitalen Meetings sind zwar einfach umzusetzen, aber kaum jemand schaut sich eine gesamte Besprechung erneut an. Daher sollte immer ein stichpunktartiges Protokoll verfasst werden.
- Moderation nutzen: Eine Besprechung braucht Struktur und Führung, erst recht im digitalen Raum. Hier hilft die Festlegung eines Moderators, der parallel den Chatverlauf überblickt und digitales “Hände heben” im Auge hat.
- Interaktion fördern: passives Dabeisein bringt kein Team voran. Es sollte sich fest etablieren, dass die Chatfunktion eines Tools aktiv genutzt wird, um alle Teammitglieder einzubinden.
- Kamera einschalten: eine aktivierte Kamera ist der beste Weg, alle Beteiligten einzubeziehen. Gleichzeitig ist es so leichter, Feedback von den Zuhörern zu erhalten.
- Zeitliche Beschränkung: Digitale Meetings sollten nicht länger als 30 bis 45 Minuten sein. Tipp: Legen Sie die Standardzeit in Microsoft Teams auf 30 Minuten fest, dann dehnen sich Besprechungen nicht automatisch auf eine Stunde aus.
- Ungeteilte Aufmerksamkeit: Alle Meeting-Teilnehmer sollten sich auf das Meeting konzentrieren und trotz Homeoffice nebenbei nicht noch andere Dinge erledigen.
- Zusammenfassung erstellen: Keiner ist gefeit davor, zum Beispiel wegen technischer Störungen aus einem Meeting zu fliegen. Daher bietet eine kurze Zusammenfassung eine gute Möglichkeit für diejenigen, die das Meeting vorzeitig verlassen mussten. Auch Ergebnisse und nächste Schritte lassen sich so übersichtlich darstellen.
Digitales Arbeiten bringt viele Herausforderungen mit sich, doch gleichzeitig haben die letzten Monate gezeigt, dass es leichter umzusetzen ist, als gedacht. Die richtige IT-Ausstattung ist jedoch eine grundlegende Voraussetzung. Unsere Experten beraten Sie gerne und stellen mit Ihnen gemeinsam Ihren Bedarf in einer kostenlosen Erstanalyse fest. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin!