Jeder Deutsche verbraucht rund 244 Kilo Papier pro Jahr. Auch wenn etwa die Hälfte davon Verpackungsmaterial ist, liegt der Anteil an Büropapier und anderen grafischen Papiersorten immer noch bei rund 36 Prozent. Für ein Paket von 500 Blatt A-4-Papier, das etwa 2,5 Kilogramm wiegt, werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie verbraucht. Mit diesem Energieverbrauch könnten auch 525 Tassen Kaffee gekocht werden. Dieser hohe Verbrauch zeigt, dass das Papier noch immer einen festen Platz in deutschen Büros hat. Aber der Einsatz von Papier in Unternehmen kostet nicht nur wertvolle Umweltressourcen, sondern vor allem auch Geld und Zeit.
Nachteile von Papier im Unternehmen
Die von Papier verursachten Kosten sind weitaus größer als die reinen Sachkosten für den Papierkauf. Laut einer Studie des amerikanischen Marktforschungsunternehmens IDC “verschwenden Mitarbeiter jede Woche viel Zeit beim Umgang mit papierbasierten Dokumenten.” In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern entspricht der Produktivitätsverlust der Leistung von sogar 213 Mitarbeitern.
Zusätzlich liegt in der Nutzung von Papier ein großes Sicherheitsrisiko. Im Büroalltag können wichtige Informationen verschwinden, wenn sie nur auf Papier notiert wurden. Es ist auch aufwändig, den Zugriff auf Papier nur für Berechtigte zu ermöglichen. Und schließlich ist Papier kein beständiges Medium zum Transport und zur Speicherung von Daten. Das physische Lagern von Papier und mögliche Schäden durch Umwelteinflüsse wie Überschwemmungen können zu einem umfassenden Datenverlust führen.
Papier hemmt auch effektive Geschäftsabläufe. Umlaufmappen, Rechnungen und Urlaubsanträge werden in vielen Unternehmen noch immer in physischer Form durch die Abteilungen geleitet und verweilen ungelesen auf den Schreibtischen der Kollegen. Der IDC-Studie zufolge kostet das ein Unternehmen bis zu 21 Prozent an Produktivität. Der ständige Umgang mit Papier und die Suche nach papiergebundenen Informationen führt heutzutage bei vielen Mitarbeitern dazu, dass sie Schwierigkeiten haben, die täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu erledigen.
Das papierlose Büro
Die Umstellung von der Papiernutzung zum papierlosen Büro reduziert die Nachteile von Papierbergen im Büro. Ein großer Vorteil sind die reduzierten Speicherkosten. Ohne Rechnungen und Dokumente auf Papier ist es nicht mehr notwendigen Aktenschränke, Ordner und Lagerfläche vorzuhalten. Der Kopierer wird ebenfalls überflüssig. Digital kann mit nur wenigen Mausklicks eine beliebige Anzahl an Dateikopien erstellt werden, etwa um mehrere Abteilungen an einem Vorgang zu beteiligen oder mehreren Mitarbeitern den gleichen Informationsstand zukommen zu lassen. Dies geschieht digital in Echtzeit. Informationen sind ohne zeitlichen Verzug durch manuelle Bearbeitung oder einen langen Postweg verfügbar und Geschäftsprozesse können vereinheitlicht werden.
Mehr IT-Sicherheit im papierlosen Büro
Datensicherheit im papierlosen Büro braucht kein Vorhängeschloss am Aktenschrank mehr. Der Zugriff auf Daten kann automatisiert festgelegt werden und jeder Mitarbeiter erhält nur die Daten, die für ihn bestimmt sind. Gleichzeitig erhalten alle Mitarbeiter auch alle Daten, die sie für die Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen. Die Zeit des Wartens auf einen wichtigen Brief oder den Rückläufer in der Umlaufmappe, welche nur einmal kurz vor Feierabend bearbeitet wird, kann im papierlosen Büro effektiver genutzt werden.
Zeitgemäßes Büromanagement
In der Vergangenheit druckten Mitarbeiter Vorgänge aus, um sie zu bearbeiten. Auch E-Mails wurden ausgedruckt und handschriftlich mit Notizen versehen, um dann in der Vorlagemappe des Chefs zu landen. Gerade jüngeren Mitarbeitern ist so eine Arbeitsweise fremd, da sie mit IT und Technik gänzlich anders umgehen. Ein papierloses Büro gehört daher auch zu einer modernen Arbeitsumgebung, die für viele Arbeitnehmer ein wichtiges Kriterium bei der Stellenauswahl ist.
Die Umstellung auf ein papierloses Büro mag wie ein Großprojekt erscheinen, schließlich ist das gesamte Unternehmen von einer solchen Anpassung betroffen. Unser Stormguards-Team hat viele Unternehmen im Großraum Koblenz auf dem Weg der Digitalisierung begleitet. Damit auch Ihr Weg zum papierlosen Büro genau zu Ihrem Unternehmen passt, bieten wir Ihnen ein kostenloses Erstgespräch an. Gemeinsam betrachten wir Ihre IT-Lage und identifizieren die passenden Möglichkeiten. Melden Sie sich jetzt gerne zu einem unverbindlichen Gesprächstermin!