Digitalisierung soll das Arbeiten erleichtern, doch wenn sie schlecht umgesetzt wird, kann eine digitalisierte Arbeitsumgebung auch zu Verschlechterungen führen. So fand eine Umfrage heraus, dass 26 % aller befragten Aufgaben schon einmal nicht erledigt hat oder sie verschoben hat. Damit werden Prozesse verlangsamt, ineffizient und Aufträge gehen verloren. Ein Login in eine Software sollte daher nicht so umständlich sein, dass er zu solch einem Verhalten führt.
Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto mehr Tools und Software-Lösungen werden von den Mitarbeitern genutzt. Die meisten dieser Programme benötigen ein Passwort und eine Registrierung, um genutzt zu werden. Schnell kommen so einige Login-Daten zusammen. Um nicht in einer Flut von Passwörtern zu versinken, nutzen viele User entweder das gleiche Passwort für mehrere Dienste oder notieren Login-Daten an einer externen Stelle. Beides sind schwerwiegende Verstöße gegen die Datensicherheit und widersprechen in der Regel auch den Konzepten zur Datensicherheit.
Login-Daten als Problem
Ein weiterer Weg auf unerwünschte Art mit Login-Daten umzugehen ist es, die Benutzung zu umgehen oder zu vermeiden. 26 % der Teilnehmer einer Umfrage zum sicheren Umgang mit Passwörtern gibt an, in der Vergangenheit bereits Arbeiten und Aufträge verschoben oder nicht erledigt zu haben, weil der Login in eine Software zu umständlich war. Fast jeder zweite (46 %) gab an, regelmäßig doppelte Accounts anzulegen, weil sie keinen Zugriff mehr auf alte Konten hatten, oder sie es für einfacher hielten, einfach ein neues Benutzerkonto anzulegen.
Ordnung in die Login-Daten
Um solche einen Wildwuchs in Ihrer IT zu vermeiden, hilft es nur eine grundlegende Ordnung in die Login-Daten Ihrer Mitarbeiter zu bringen. Hierfür bietet sich ein einheitlicher, digitaler Passwort-Safe. Dies ist eine Passwort-Software, die alle Login-Daten sammelt, verschlüsselt und mit nur einem Klick zur Verfügung stellt. Ihre Mitarbeiter brauchen nur ein einziges Master-Passwort festzulegen und sich zu merken. Die Passwort-Software erkennt selbstständig, wenn für ein bestimmtes, registriertes Programm oder eine Login-Abfrage im Internet ein Passwort benötigt wird. Dieses wird automatisch vorgeschlagen, wird vom Mitarbeiter bestätigt und schon ist der Anmeldevorgang abgeschlossen.
Zugriffsrechte verwalten
Ein Passwort-Safe bietet die zusätzliche Möglichkeit, dass Mitarbeiter ein Passwort für eine Software zwar während der Login zwar nutzen können, dieses jedoch nur verschlüsselt angezeigt wird. So lasen sich Zugriffsrechte Personengenau zuordnen und Daten sind nur für diejenigen verfügbar, die sie wirklich benötigen. Auch beim Personalwechsel sind auf diese Weise personengebundene Login-Daten kein Problem mehr, da sie alle in verschlüsselter Form abrufbar sind. Dies vereinfacht die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern enorm und vermeidet Sicherheitslücken, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Gehen auch Sie in Ihrem Unternehmen den sicheren Weg und stellen Sie Ihre Login-Daten auf einen Passwort-Manager um. Unsere IT-Experten beraten Sie gern über die Auswahl der passenden Software für Ihr Unternehmen und begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter in der kurzen Phase der Umstellung. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin mit uns.