Interview mit Anja Jäckel
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere Arbeit für die Sopra AG vor.
Mithilfe einer digitalen Ablage konnten wir eine schwergängige Ordnerstruktur aufheben und durch eine strukturierte Ablage ersetzen. Der Workflow wurde erheblich beschleunigt und für jeden Mitarbeiter vereinfacht.
Erfahren Sie mehr über die passiven Auswirkungen der Digitalisierung und finden Sie heraus, wie wir unser Kundenangebot individuell auf Sie anpassen.
Welche Herausforderung wurde in Ihrem Unternehmen durch Digitalisierung gelöst?
Früher haben wir Unterlagen in Ordnern abgeheftet. Manchmal landete ein Dokument im falschen Ordner und musste dann lange gesucht werden. Jetzt speichern wir die Dokumente digital ab, verwenden eine einheitliche Bezeichnung und das geht viel schneller. Sollte mal ein Dokument falsch abgespeichert sein, kann es trotzdem in der digitalen Ablage schnell über die Suche gefunden werden. Das hat unsere Ablage sehr viel besser gemacht!
Mit der Einführung der digitalen Ablage haben wir zwei dicke Ordner manuell eingescannt und gespeichert. Seitdem wird nur noch digital abgelegt. Diese Ordner zu entsorgen, war ein eindrucksvoller Moment.
Bei uns sammelten sich Bestellungen und Auftragsbestätigungen in dicken Ordnern im Regal. In nur zwei Monaten außerhalb unserer Hauptsaison waren trotzdem wieder zwei Ordner voll. Dies zu bearbeiten hat viel Zeit, Papier und Platz gekostet. Jetzt geschieht die digitale Ablage ohne Unterbrechung des Workflows und ist mit zwei Klicks pro Dokument erledigt.
Was hat Stormguards bei Ihnen verändert?
Stormguards hat unser bestehendes Warenwirtschaftssystem als Grundlage für die Umstellung der Arbeitsprozesse genutzt. Hier hat Herr Zimmerschied unseren Workflow erkannt und unsere Anforderungen beachtet, statt uns einfach irgendeine andere Lösung nahezulegen.
Ich habe zu Beginn geäußert, was für meine Arbeitsabläufe wichtig ist und das wurde wirklich sehr gut beachtet. Die digitalen Tools waren dann Teil der Gesamtlösung unserer digitalen Ablage und Herr Zimmerschied hat meine Bedenken bezüglich der Datenübermittlung an den Steuerberater und das Finanzamt direkt beantworten können.
Stormguards hat uns gezeigt, wie wir schnell und flexible digitale Stempel erstellen. Diese nutzen wir jetzt in verschiedenen Bereichen und so viel schneller, wenn Dokumente von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
Wie profitieren Sie von dieser Veränderung?
Wir bearbeiten Dokumente jetzt, ohne unseren Workflow zu unterbrechen. Dokumente werden direkt nach der Bearbeitung digital abgespeichert und es sammelt sich kein Ablagestapel an. Dieser Unterschied im Arbeitsablauf macht pro Woche und Mitarbeiter bei uns etwa 2 Stunden aus. Als unser Geschäftsführer diese Zahl hörte, war er sofort für eine Umstellung auf einen digitalen Workflow.
In welchen zusätzlichen Bereichen wirken sich die Veränderungen durch die Digitalisierung aus?
Wir haben nach der Umstellung der digitalen Ablage auch unseren Rechnungseingang digitalisiert. Die Rechnungsüberprüfung in allen Abteilungen dauerte früher mit Umlaufmappen über die Hauspost sehr lang. Jetzt versenden wir eine eingegangene Rechnung an alle betroffenen Abteilungen zur sachlichen Überprüfung mit zwei Klicks per E-Mail, die Kollegen setzen ihren digitalen Stempel unter die Dokumente und schon kann die Rechnung abschließend bearbeitet werden und abgelegt werden. Das ist für alle eine zeitliche Erleichterung.
Warum halten Sie Digitalisierung in Unternehmen für einen wichtigen Wirtschaftsfaktor?
Dass Digitalisierung Zeit und Kosten einspart, ist allgemein bekannt. Aber zu sehen, wie viel Papier und Druckkosten wir jetzt täglich sparen, ist schon beeindruckend. Wirklich sichtbar wird der Unterschied in der Abrechnung des Servicevertrags für den Drucker. Da bin ich schon gespannt drauf.
„Neben der professionellen IT-Beratung hat uns überzeugt, dass das Stormguards-Team unsere Anforderungen und Arbeitsweisen genau im Blick hat. Dadurch lassen sich die digitalen Umstellungen in allen Arbeitsbereichen leicht umsetzen.“
Anja Jäckel
Sopra AG
Bitte fassen Sie Ihre Zusammenarbeit mit Stormguards in kurzen Sätzen zusammen.
Sinnvolle Ergänzung
„Alle Änderungen sind jetzt sinnvolle Ergänzungen, die die Bedürfnisse unseres Unternehmens berücksichtigen.“
Umfangreiche Einweisung
„Nach der Umstellung haben wir Tipps für die richtige Anwendung bekommen. So kann jeder Mitarbeiter schnell die Daten finden, die er sucht.“
Kostenersparnis
„Dass Digitalisierung Zeit und Kosten einspart, ist allgemein bekannt. Aber zu sehen, wie viel Papier und Druckkosten wir jetzt täglich sparen, ist schon beeindruckend.“