Wiederkehrende Tätigkeiten kosten Zeit und Nerven und beides senkt die Effizienz des Arbeitens. Wie gut, dass immer mehr Tools genau hier ansetzen und sich wiederholende Tätigkeiten automatisieren lassen. Das Customer-Relationshipmanagement-Tool Pipedrive bietet für clevere Automatisierungen einen eigenen Workflow-Builder.
Im Workflow-Builder von Pipedrive kann der Nutzer Automatisierungen festlegen, die für sich oder für das gesamte Team gelten. Es reicht ein Auslöser als Startpunkt und die Automatisierung sorgt für die nächsten Schritte. Dabei entsteht der Workflow durch die geschickte Kombination von erfüllten und nicht zutreffenden Bedienungen.
Wiederkehrende Arbeitsabläufe
Wenn ein Mitarbeiter im Erstkontakt einen neuen Kunden kennenlernt, folgt in der Regel ein Onboarding-Prozess, der bei jedem Kunden die gleichen Schritte durchläuft. Zum Beispiel werden die Daten der Person erfasst, die als direkter Ansprechpartner benannt ist. Dann werden Unterlagen, wie zum Beispiel eine DNA-Vereinbarung, ausgetauscht. Die eigentliche Zusammenarbeit beginnt oft mit einem ersten Kick-off-Meeting. Nach diesem Meeting werden Besprechungszusammenfassungen versendet und Arbeitsaufträge definiert und abgestimmt. Erst danach beginnt die kundenspezifische Arbeit und die Automatisierung wäre beendet. Bis zu diesem Zeitpunkt müssten jedoch viele einzelne Arbeitsschritte erledigt werden, die Zeit kosten und das Potenzial haben, den Prozess unnötig zu verlängern.
Workflow-Builder in Pipedrive einrichten
Automatisierungen sind genau der richtige Schritt, um immer gleichbleibende Arbeitsabläufe schnell und mit geringem Aufwand zu organisieren. In den Einstellungen von Pipedrive sind dazu die “Workflow-Automations” zu finden. Es gibt unzählige Vorschläge, die einfach aktiviert werden können. Aber genauso leicht lassen sich auch individuelle Automatisierungen erstellen. Hierbei kann unterschieden werden, ob ein User Automations für sich selbst oder für das gesamte Team erstellen kann. Für das automatische Versenden von E-Mails muss das entsprechende Mail-Konto verknüpft sein.
Erstkontakte automatisch kontaktieren
Die Vorteile der Automatisierung werden an diesem Beispiel sichtbar:
Wenn ein neuer Kontakt auf der ersten Ebene von Pipedrive hinzugefügt wird, kann automatisch eine Erinnerung einige Tage später für ein Follow-up angelegt werden, die automatisch in den Aufgaben eines Mitarbeiters auftaucht. Sinnvoll ist es, an dieser Stelle eine Bedingung hinzuzufügen, damit nur für die Kontakte eine Follow-up-Erinnerung erstellt wird, die bei der Eintragung eine Telefonnummer hinterlegt haben.
Wird eine solche Automatisierung nicht nur für den eigenen Account, sondern für jeden Mitarbeiter angelegt, geht mit einer Automatisierung kein Kontakt mehr verloren und die Effektivität des gesamten Teams steigt schlagartig an.
Einfache Grundstruktur einer Automatisierung:
1. Trigger auswählen
2. Bedingung auswählen
3. Aktion festlegen
Einfach oder komplex
Die einfachste Struktur besteht aus einem Trigger als Startpunkt einer Automatisierung und führt beim Vorliegen einer definierten Bedingung zu einer Reaktion. Eine Automatisierung kann auch deutlich komplexer sein und gleichzeitig und nacheinander mehrere Bedingungen überprüfen und auch mehrere Aktionen auslösen. So kann ein neuer Kundenkontakt zum Beispiel nach dem Erfassen in Pipedrive die erste Begrüßungsnachricht erhalten, zwei Tage später per E-Mail um die Zusendung von Daten für die geplante Zusammenarbeit gebeten werden und am dritten Tag automatisch in der Telefonliste eines Mitarbeiters auftauchen. Schließlich kann auch automatisch vorgeplant werden, dass halbjährlich ein Kundenmeeting mit dem Kundenbetreuer im Kalender aller Beteiligten reserviert wird.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Bei der Erstellung von Automationen können vielfältige Aufgaben automatisch ablaufen. Sie können dabei in einem direkten Zusammenhang zueinander stehen oder auch sogar mit großen Zeitabständen vorgeplant werden. Im Ergebnis geraten viele Details nicht mehr in Vergessenheit, Wachstumschancen im Kundenkontakt werden besser genutzt und Arbeitszeit wird effektiver gestaltet.
Möchten auch Sie zukünftig Ihre digitalen Arbeitsabläufe oder Ihren Vertrieb verbessern und das gesamte Potenzial moderner Möglichkeiten nutzen, lassen Sie sich von einem unserer IT-Experten kostenlos und unverbindlich beraten. In einem gemeinsamen Gespräch finden wir die optimale Software-Lösung für Ihre Anforderungen.