Digitales Arbeiten ist nur dann ein Fortschritt, wenn dadurch Ressourcen eingespart werden und die Arbeit effizienter erledigt wird. Das E-Mails-Schreiben ist eine dieser Tätigkeiten, die am Tag viel Zeit kosten und nicht immer produktiv sind. Hier gibt es Stellschrauben, um schneller E-Mails an die richtigen Adressaten zu schreiben.
Sparen Sie Zeit beim Versenden von Rundmails
Häufig versenden wir E-Mail an die gleichen Kontakte, mit denen wir im engen Austausch stehen. Oftmals ist die gleiche Information aber auch für mehr als eine Person relevant. Als Folge müssen wir immer wieder aufs Neue überlegen, wen wir adressieren und aufpassen, dass wir keinen notwendigen Kontakt vergessen.
Hier kann man Zeit einsparen und gleichzeitig die Qualität erhöhen, wenn alle Informationen zuverlässig die richtigen Personen erreichen. Eine Möglichkeit für Nutzer von Microsoft-Outlook ist das Anlegen von Verteilerlisten. Und so einfach geht’s:
- Unten links auf “Kontakte” klicken
- Im oberen Menüband die zweite Option wählen “Neue Kontaktgruppe”
- Name der Kontaktgruppe vergeben
- Kontakte aus dem Adressbuch oder manuell hinzufügen.
- Speichern und schließen
- “Neue E-Mail”wählen
- Bei “An” die Kontaktgruppe auswählen
- E-Mail wie gewohnt verfassen
Datenschutz beachten
Wichtig zu wissen ist, dass beim Versenden von E-Mail über eine Verteilerliste, jeder Adressierte die Kontaktdaten der anderen Adressaten sehen kann!
Mehr Tipps für Microsoft-Produkte?
Microsoft arbeitet ständig daran, die Nutzung seiner Tools effektiver zu machen, neue Features zu ergänzen und so die Effizienz beim Arbeiten mit Microsoft-Produkten immer weiter zu verbessern. Haben Sie den Eindruck, dass Sie ihre Microsoft-Produkte nicht wirklich auskosten und Potenzial verschenken? Dann sprechen Sie mit einem IT-Berater aus unserem Team. Wir zeigen Ihnen ganz praxisnah, wie Sie zukünftig effizienter arbeiten.