Heutzutage sind Arbeiten und Kommunikation sehr viel flexibel geworden. Neben dem Schreibteich passiert vieles auch am Laptop, Tablet oder Smartphone. In modernen Büros kommt es sogar vor, dass es gar keine Tischtelefone mehr gibt. Aber wie klappt professionelles Telefonieren ohne Telefon, Hörer und Kabel?
Dank des aktuellen Telefon-Standard Voice-over-IP (VoIP) braucht es keine Telefonleitung mehr am Arbeitsplatz des Mitarbeiters, denn ein Internetanschluss ersetzt diese vollständig. Das erhöht die Flexibilität in einem Unternehmen. Verlegen Sie Arbeitsplätze ohne viel Aufwand an einen anderen Ort, zum Beispiel im Homeoffice, und der Mitarbeiter kann trotzdem mit seiner gewohnten Arbeitsumgebung weiterarbeiten. Auch neue Mitarbeiter können sofort an ein bestehendes Telefonsystem angebunden werden und mit einer eigenen Rufnummer telefonieren.
Möglich wird dies durch internetbasiertes Telefonieren mit VoIP. Damit ergeben sich neben dem Telefonieren viele weitere Funktionen und Möglichkeiten, die das Arbeiten effizienter und die Kundenkommunikation erfolgreicher gestalten.
Da ein Tischtelefon keine zwingende Voraussetzung ist, telefonieren Ihre Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig über die Mikrofone- und Lautsprecheranschlüsse des Laptops, Tablets oder Smartphones. Einfache Headsets sind in diesem Fall bereits in Lieferumfang dieser Geräte enthalten. Voraussetzung ist lediglich der Download und die Anbindung einer App des Anbieters der digitalen Telefonanlage und schon reicht ein Klick auf dem Bildschirm aus und eine Telefonverbindung wird aufgebaut. Der Kunde sieht trotz des Anrufs über Ihr privates Smartphone ihre geschäftliche Telefonnummer.
Bessere Kundenkommunikation
Eine digitale Telefonanlage lässt sich an ein Customer-Relationship-Management (CRM)-Tool anschließen. Damit können Mitarbeiter Telefonate mit Kunden aus dem CRM-Tool heraus führen und haben während des Telefonats alle Informationen über ihren Gesprächspartner präsent vor Augen. Es lässt sich auch jederzeit nachvollziehen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt mit einem Kunden telefoniert hat. So werden Gespräche effektiver und der Kunde hat ein optimales Kundenerlebnis in der Kommunikation mit einem Unternehmen.
Routing ist mehr als ein Anrufbeantworter
Schon längst sind viele Kunden abgeneigt, ihr Anliegen auf einen anonymen Anrufbeantworter zusprechen, weil der gewünschte Mitarbeiter gerade nicht arbeitet oder im Gespräch ist. Hierfür bietet das Routing viele Möglichkeiten in einer digitalen Telefonanlage. Einerseits lassen sich Geschäftszeiten vordefinieren, wenn Kunden Sie erreichen können und Anrufe im Team verteilt werden. Anderseits kann außerhalb der Geschäftszeiten zwischen einer persönlichen Ansage oder dem klassischen Anrufbeantworter gewählt werden.
Unser Tipp:
In einer digitalen Telefonanlage können Ansagen für den Anrufbeantworter mit minimalem Aufwand für jeden Anlass als mp4-Datei hochgeladen werden. So haben Ihre Kunden auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten einen persönlichen Eindruck Ihres Unternehmens.
Jeder Anrufen findet den passenden Mitarbeiter
Viele Kunden haben sich bereits im geschäftlichen Umfeld an die Vorqualifizierung eines Anrufes gewöhnt. Der Anrufer wird vor dem Gespräch gefragt, welche Abteilung er erreichen möchte oder aus welchem Anlass er anruft. Damit landen Reklamationen nicht mehr in der Zentrale, sondern direkt in der Reklamationsabteilung und Fragen zu Rechnungen werden direkt durch die Buchhaltung beantwortet.
Das spart Zeit, weil nicht mehr mehrere Mitarbeiter in einen Anruf involviert sind und die Kunden profitieren von einer direkten Behandlung ihres Anliegens.
In einem solchen digitalen Telefonsystem kann im Routingplan auch festgelegt werden, welche Mitarbeiter über ankommende Anrufe informiert werden und an welchen Kollegen Anrufe automatisch weitergeleitet werden, wenn ein Mitarbeiter gerade im Gespräch ist.
Vielfältige Funktionen effektiv nutzen
Eine digitale Telefonanlage bietet wesentlich mehr Funktionen als das klassische Tischtelefon mit einer Telefonleitung. Doch wirklich effektiv wird das Arbeiten mit einer VoIP-Anlage, wenn alle wichtigen Funktionen auch fachgerecht genutzt werden. Die Bandbreite der Einstellungen und Funktionen wird durch die Hersteller immer mehr erweitert und meistens direkt den Nutzern einer Cloud-Telefonanlage zur Verfügung gestellt. Gerne bieten wir Ihnen an, mit Ihnen über die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Telefonanlage in Ihrem Unternehmen zu sprechen. Nutzen Sie dafür gerne unsere kostenlose und unverbindliche Erst-Analyse, um festzustellen, ob Cloud-Telefonie für Ihr Unternehmen die Fortschritte bringt, die Sie sich wünschen.