Juni 6

Digitalisieren Sie Ihre Kundentermine mit Microsoft Bookings

Alle Nutzer von Microsoft 365 können sich die aufwändigen Vereinbarungen von Kundenterminen am Telefon sparen. Mit Microsoft Bookings bucht Ihr Kunden seinen Wunschtermin selbst, und zwar nur Zeiten, in denen Sie freie Zeit in Ihrem Kalender haben.

Mit Microsoft Bookings steht allen Anwendern von Microsoft 365 ein digitales Terminbuchungs-Tool zur Verfügung, doch die wenigsten Unternehmen setzen es zur Kundenkommunikation ein. Dabei spart es sehr viel Zeit und automatisiert Vorgänge, die Mitarbeiter immer wieder ihren Tätigkeiten unterbrechen.

Wunschtermine selbst wählen

Die Abstimmung eines Kundentermins ist mitunter schwierig, wenn beide Seiten nicht unbegrenzt freie Termine haben. Bis in solchen Fällen ein passender Termin gefunden ist, braucht es manchmal ein regelrechtes “E-Mail-Ping-Pong”. Viel einfacher ist es, wenn der Kunde in Microsoft Bookings nur die Zeiträume angezeigt bekommt, die bei Ihnen im Kalender frei sind.

Bei den Einstellungen im Tool können Sie dafür die notwendigen Einschränkungen festlegen:

  • Geschäftszeiten Ihres Unternehmens
  • Zeitinkremente: Dauer des Termins
  • Mindestvorlaufzeit in Stunden: Mindestzeit für den ersten frei verfügbaren Termin
  • Maximale Vorlaufzeit: Langfristige Terminbuchung, häufig 365 Tage
  • Zustimmung zur Datenverwendung
  • Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Automatisierungen sinnvoll nutzen

Mit Microsoft Booking fallen viele Einzelschritte der Terminkoordination weg. Der Kunde erhält nur frei verfügbare Termine, bekommt eine automatische Terminbestätigung und kann auch einen Link für Microsoft Teams-Meetings erhalten. Selbst Terminverschiebung können ohne weitere Schwierigkeiten einfach im Terminbuchungs-Tool umgesetzt werden. Der Kunde erlebt eine bequeme und digitale Kommunikation mit Ihrem Unternehmen. Nach der Auswahl des Termins erhält er eine Terminbestätigung und rechtzeitig vor dem Termin eine Besprechungseinladung. Damit hat er alle Informationen direkt zur Hand.

Unternehmen profitieren von Microsoft Bookings

Durch die Automatisierung des Buchprozesses werden Termine schnell, einfach und ohne viel Aufwand vereinbart. Jeder der Teilnehmer eines Termins erhält die Informationen per E-Mail und sofern ein Kalender angebunden ist, sind vereinbarte Termine direkt im Kalender eingetragen. Damit gehen keine Informationen mehr verloren und es braucht keinen Mitarbeiter, der seine Arbeitszeit in die Terminverwaltung investieren muss.

Unser Tipp:

Eine Terminbuchungsseite von Microsoft Bookings ist über einen Link auch in E-Mail-Signaturen leicht einzubetten. So wird es für Ihre Kontakte noch einfacher, schnell den passenden Termin zu finden. 

Sollten Sie Fragen zur optimalen Nutzung der Funktionen des Microsoft 365-Pakets haben oder Ihre Arbeitsabläufe im Büro vereinfachen wollen, nutzen Sie gerne unsere kostenlose Erst-Beratung mit einem unserer IT-Experten und finden Sie schnell die Lösungen, die genau zu Ihren Anforderungen passen.


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