Günstige Software mag verlockend sein, zumal die Kosten für Software und Hardware in Unternehmen ein großer Kostenpunkt sind. Schnell könnte man der Verlockung erliegen, ein vermeintlich günstiges Online-Angebot zu nutzen. Doch Vorsicht! Hier lauern rechtliche Fallstricke, die große finanzielle Folgen mit sich bringen können.
Den wenigsten Software-Usern ist der Unterschied zwischen einem Product Key und einer echten Lizenz geläufig. Der reine Product Key zum Beispiel für eine Microsoft-Software dient allein der technischen Freischaltung des Produktes. Eine rechtliche Legitimation zur Nutzung der Software ist mit einem Product Key für gewöhnlich nicht verbunden. Hierfür braucht es eine Lizenz, die die Nutzung in Art und Umfang sowie über die entsprechende Nutzungszeit umfasst.
Zu günstig, um legal zu sein
Selten fällt ein Unternehmer auf Billig-Software herein. Wenn eine Microsoft-Software, die im Original Kosten im dreistelligen Bereich hat, für unter 10 Euro angeboten wird, werden viele Käufer misstrauisch. Schwieriger wird es Raubkopien und andere illegal angebotene Software zu erkennen, wenn diese dichter am Originalpreis angeboten werden. Die Gefahr von illegaler Software liegt häufig im Mangel an einer offiziellen Lizenzierung. Nur mit einer Lizenz kann der Käufer eines Produktes nachweisen, dass er neben der eigentlichen Software auch über die Nutzungsrechte dieses Produktes verfügt.
Sicherheit im Lizenz-Dschungel
Ein kurzer Exkurs in die Lizenzwelt von Microsoft zeigt die Komplexität dieses Themas:
Der einfachste Fall sind Lizenzen für Online-Dienste wie Microsoft 365, denn diese sind in Form eines Abonnements (Subscription) nicht an einzelne Versionen gebunden und berechtigen grundsätzlich zur Nutzung der neusten Technologie. Jedoch beschränkt sich die Nutzungsdauer auf die Laufzeit des Abonnements und endet mit diesem.
Komplexer ist On-premises-Software, bei der der Lizenznehmer die Nutzungsrechte für eine bestimmte Software-Version kauft und diese zeitlich unbegrenzt nutzen kann. Hier sind meistens auch Vorgänger-Versionen in der Lizenz inkludiert. Es gibt hier zwei Unterscheidungen: entweder der Nutzer kauft eine Lizenz, die auf die aktuelle Version beschränkt ist und direkt beim Software-Kauf erworben wird oder der Nutzer kauft eine “Software-Assurance”, die auch zur Nutzung neuer Versionen während der Laufzeit berechtigt.
Audit-sicher Lizenzieren
Immer wieder erleben Unternehmer, dass Software-Hersteller sogenannte Audits durchführen. Dabei wird durch einen beauftragten Wirtschaftsprüfer überprüft, ob für jede in einem Unternehmen genutzt Software ein entsprechender Nutzungsvertrag und eine Lizenz nachgehalten werden. Kommen hierbei Unregelmäßigkeiten zutage, kann der Hersteller, wie zum Beispiel Microsoft, Schadensersatz für die unrechtmäßig genutzte Software einfordern. Da dies nur eine der ungewollten Konsequenzen bei Auffälligkeiten während eines Audits ist, sollten Unternehmer großen Wert auf die richtige Lizenzierung legen.
Beratung von Experten
Setzen Sie beim Thema der Lizenzierung auf den Rat von Experten!
Mit dem Anwachsen von Homeoffice und “Bring-your-own-device”-Entwicklungen wird das Thema der Lizenzierung noch komplexer. Das vollständige Erfassen jeder einzelnen Lizenz kann entweder recht aufwändig intern abgedeckt werden oder Sie wählen einen IT-Dienstleister, der diesen Bereich für Sie abdeckt. Hier ist dann auch eine Erfassung des Ist-Zustandes deutlich einfacher. Als zertifizierter Microsoft-Partner sind die Mitarbeiter des Stormguards-Teams mit Fragen der Software-Ausstattung und Lizenzierung vertraut.
Gerne unterstützen wir Sie auch in der Vorbereitung eines Audits. Nutzen Sie einfach unsere kostenlose Erst-Analyse!