Februar 3

Einheitliche Signaturen: Der Pain-Punkt in (fast) jedem Unternehmen

Für viele IT-Abteilungen läuten alle Alarmglocken, wenn die Unternehmensführung entscheidet, die E-Mail-Signaturen zu aktualisieren. Wie kann etwas so Kleines nur so viel Ärger auslösen? 

E-Mails sind heute aus der Kommunikation nicht mehr wegzudenken und Signaturen gehören gerade im Unternehmenskontext zum guten Ton. Doch oft bedeutet eine Änderung der Signatur im Unternehmen viele Arbeitsstunden, unendliche Mitarbeiteranfragen und viele 1:1-Erklärungen. Am Ende wird es trotz aller Bemühungen einige Kollegen geben, die eine völlig andere Signatur versenden als alle anderen.

Dabei wird die Marketing-Abteilung auf die Wichtigkeit einer einheitlichen Signatur unter allen ausgehenden E-Mails pochen. Nur zu gern wird die Signatur unter einer E-Mail für Branding- und Imagezwecke genutzt. Auch zeitlich befristete Aktionen werden vom Marketing mit Vorliebe in den Signaturen verlinkt.

Das bedeutet, einmal eingerichtete E-Mail-Signaturen sind nicht in Stein gemeißelt. Aktualisierungen und Anpassungen sind immer wiederkehrende Prozesse, die möglichst effizient und schnell umgesetzt werden sollen. Dafür braucht es also eine Lösung, die wenig Arbeitszeit benötigt und zuverlässige Ergebnisse produziert.

Face-to-Face war gestern

Haben Sie die neuen Signaturen bisher auch händisch bei jedem PC-Arbeitsplatz einrichten lassen? In kleineren Unternehmen scheint dies eine naheliegende Lösung zu sein, aber haben Sie schon einmal daran gedacht, dass Sie hier wertvolle Zeit sparen können und die Fehlerquote gleichzeitig senken? In dieser Zeit könnten Sie auch wertschöpfende Aufgaben erledigen, oder an Ihrem Unternehmen arbeiten.

Im Detail liegt die Fehlerquelle

Eine Alternative scheint dagegen eine einfache Rundmail an alle mit einer Vorlage der neuen Signatur zu sein. Doch hier stecken viele Fehlerquellen im Detail: Bilder werden in unterschiedlichen Browsern unterschiedlich angezeigt, Links und Verknüpfungen führen nicht immer zum richtigen Ziel und nicht bei jedem Mitarbeiter wird die Durchwahl oder die Mobilnummer korrekt angezeigt. 

Damit stehen Unternehmen vor einer Grundsatzentscheidung: Das Marketing-Potenzial einer professionellen Signatur verpuffen lassen, weil der Aufwand zu groß ist oder eine Signatur durch fachliche Experten innerhalb von kürzester Zeit umsetzen zu lassen. 

Da wir im Stormguards-Team wissen, dass es in der IT auch auf Kleinigkeiten ankommt, bieten wir Ihnen gerne diesen Service an und zeigen Ihnen wie Sie Ihre Signaturen zentral verwalten können. Lernen Sie uns gerne in unserer kostenlosen Erstanalyse kennen, denn wir können noch viel mehr als Signaturen richtig einrichten.


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