Irrtümer zum Thema E-Mail-Archivierung

Immer wieder hört man, dass Backups und E-Mail-Archivierung das Gleiche sind oder die E-Mail-Archivierung nur für Konzerne gilt. Aber dem ist nicht so. E-Mail-Archivierung ist Pflicht!

Wir klären Sie auf!

1. Jeder Betrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren, laut GoBD.
2. Backup und E-Mail Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Um rechtssicher agieren zu können, sind beide Produkte sinnvoll.
3. Datenschutz und E-Mail Archivierung lassen sich mit regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Nachrichten mit personenbezogenen Inhalt (z.B. Bewerbungsunterlagen) können nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden
4. Nach dem GoBD dürfen nur Originalbelege zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss daher zwingend digital archiviert werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
5. Unternehmen unterliegen der Pflicht den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren. Dazu zählen neben Rechnungen auch Angebotsnachfragen, Projektrücksprachen, Aufträge und Lieferbelege.

Rechtsichere E-Mail Archivierung

In diesem Video beantwortet Ihnen Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht Herr Schutt die wichtigen Fragen zum Thema „Rechtssichere E-Mail-Archivierung.“

Sprechen Sie uns gerne an. Als zertifizierter Mailstore Partner beraten wir Sie über die Möglichkeiten der E-Mail Archivierung.